Doorlopende borging,
in een vorm die past.
Het echte werk begint pas zodra het certificaat er hangt: documentatie actueel houden, naleving meten, voorbereid de surveillance- en hercertificeringsaudits in. Het Partnerprogramma neemt dat ritme voor zijn rekening, naast uw mensen, het hele jaar door.
Een systeem houdt zich niet zelf in stand.
Het certificaat hangt, en dan? Normen worden herzien, processen schuiven mee met nieuwe IT-systemen, andere dienstverlening of gewijzigde teamstructuur. Mensen rouleren: de kwaliteitsverantwoordelijke die alles opzette gaat weg, nieuwe collega's kennen de werkwijze nog niet.
Tussen de jaarlijkse audits in groeit de afstand tussen wat er op papier staat en wat er op de werkvloer gebeurt. Niemand merkt het, tot de externe auditor terugkomt en de afwijkingen aanwijst die een jaar eerder nog niet bestonden. Of erger: tot een incident laat zien dat de procedure niet meer klopt met de praktijk.
Compliance is geen project met een einddatum. Het is één staat die onderhoud vraagt. Wie dat onderhoud niet organiseert, betaalt er ieder jaar opnieuw voor.
Geen vaste pakketten.
Een programma op maat.
Wij hanteren geen prijslijst met afvinkbare bundels. Wat zinvol is voor uw organisatie wordt bepaald door de norm, de rijpheid van uw systeem en de mate waarin uw bedrijfsvoering wijzigt. Hieronder staan de bouwstenen, daaruit stellen we samen een passend programma samen.
-
01
Periodieke audits
Doorgaans vier interne audits per jaar, telkens op een ander onderdeel van uw managementsysteem. Geen verplicht nummer, wel een gerichte controle die afwijkingen oppakt voor ze tijdens een externe audit aan de oppervlakte komen.
-
02
Norm- en regelmonitoring
Wijzigingen in de norm, in wetgeving, in eisen van zorgverzekeraars of opdrachtgevers, wij filteren wat voor uw organisatie relevant is en verwerken het in het systeem voordat het een issue wordt.
-
03
Trainingen die meebewegen
Inwerksessies voor nieuwe medewerkers, opfrismomenten voor zittende teams, of gerichte trainingen wanneer een werkwijze wijzigt. In huis, toegespitst op wat uw mensen nodig hebben, niets meer, niets minder.
-
04
Vaste contactpersoon
Dezelfde partner, jaar in jaar uit. Aanspreekbaar bij een vraag die niet kan wachten, bij wijzigingen die u even wilt toetsen, en voor de voorbereiding op elke surveillance-audit.
-
05
Audit-voorbereiding
Vóór elke surveillance- of hercertificeringsaudit lopen we het systeem met directie, kwaliteitsverantwoordelijke en kernmedewerkers na. Geen sprint vooraf, geen verrassingen ter plekke. Tijdens de audit zelf zijn we beschikbaar.
Drie fasen. Van eerste gesprek tot vaste relatie.
-
01
Verkenning
We kijken samen waar uw organisatie staat, vers gecertificeerd, een paar opvolgaudits verder, of de hercertificering naderend. Daar bouwen we op verder.
-
02
Programma op maat
Op basis daarvan stellen we het programma samen. Niet meer dan zinvol is, niet minder dan de norm vraagt, toegesneden op úw situatie.
-
03
Vaste samenwerking
Geen project met deadline. Een doorlopende relatie waarin het onderhoud van uw systeem geen kop-erbij-werk meer is, maar gewoon op zijn plek ligt.
Hoe ziet het eruit als we samen optrekken?
Zonder vaste partner
- Onduidelijkheid over of het systeem nog klopt voor de volgende audit
- Compliance is een nevenactiviteit zonder duidelijke eigenaar
- Wijzigingen in de norm of regels worden pas opgemerkt als ze tegenvallen
- Elke audit komt met spanning vooraf, ook als ze goed verloopt
Met GTY als vaste partner
- U weet op elk moment waar u staat, en wat eventueel nog speelt
- Wij houden de borging bij, uw team blijft bij hun kernwerk
- Norm- en regelwijzigingen zijn in beeld voor ze in werking treden
- U stapt rustig de auditdag in, niet hijgend
Toe aan vaste ondersteuning?
Een gesprek over het Partnerprogramma kost niets.
We kijken samen naar de stand van zaken, naar welke vorm van borging past, en wat het zou inhouden. U houdt er altijd iets aan over, ook als we niet samen verder gaan.